20 مشکل رایج در مدیریت زمان به همراه راهکار های موثر

مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد که هوشمندانه‌تر کار کنید، نه سخت‌تر، تا کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید. اگر بتوانیم این مفهوم را در یک نصیحت جمع کنیم، این توصیه به شرح زیر خواهد بود: به روز خود فکر کنید و کارهایی را که می خواهید انجام دهید در تقویم خود قرار دهید. با این حال، اکثر مردم برای انجام این قانون تلاش می کنند، که در طول زمان منجر به ناامیدی می شود.

حقیقت سخت این است که زمان برای هیچکس منتظر نمی ماند. اگر می خواهید کارهای بیشتری انجام دهید، باید یاد بگیرید که با زمان همگام شوید. هیچ مقدار کتاب مدیریت زمان و جلسات آموزشی نمی تواند عملکرد شما را بهتر کند مگر اینکه ذهن خود را به آن معطوف کنید. جمع آوری بهترین شیوه ها و رویکردهای مدیریت زمان تا زمانی که ایرادات خود را نشناسید کافی نیست. به همین دلیل است که در این مقاله، 20 مشکل مدیریت زمان و حتی نکات بیشتری را در مورد نحوه برخورد با آنها گرد هم آورده ایم. این لیست را ذخیره کنید و هر زمان که نیاز به ایده های مدیریت زمان بیشتری احساس کردید به آن بازگردید.

1. کمال گرایی در مدیریت زمان

کمال گرایی یک شمشیر دو لبه است. از یک طرف، کمال گرایان تلاش می کنند تا کار با کیفیت بالا تولید کنند و همچنین میزان وظیفه شناسی، مشارکت و انگیزه بیشتری را نشان دهند. با این حال، استانداردهای بالا و غیر قابل انعطاف و طرز فکر همه یا هیچ، اغلب باعث استرس، فرسودگی و اضطراب می شود که عملکرد آنها را مختل می کند.

نکات مدیریت زمان:

با نقص راحت شوید. سخت کوشی یک ویژگی خوب است، اما گاهی اوقات ممکن است وقت و تلاش شما را بیشتر از آنچه لازم است ببرد. توجه به جزئیات نیز بسیار عالی است اما می تواند بسیار زمان بر باشد. هر زمان که متوجه شدید تلاش زیادی برای انجام وظیفه‌تان انجام می‌دهید، کمی استراحت کنید و از خود بپرسید: «آیا من از زمانم عاقلانه استفاده می‌کنم؟ آیا من سازنده هستم؟». اغلب اتفاق می افتد که تعداد انگشت شماری از وظایف ناقص نتایج بیشتری نسبت به یک کار که استانداردهای بالای شما را برآورده می کند، به ارمغان می آورد.
به طور منظم در مورد پیشرفت خود فکر کنید. عملکرد خود را به صورت هفتگی، دو هفته‌ای و ماهانه بررسی کنید. آیا ممکن است در مورد برخی از وظایف با آسیب کم یا بدون آسیب به نتیجه، کمتر سر و صدا داشته باشید؟ آیا می توانید به کارهایی فکر کنید که به دلیل ترس از اشتباه از آنها اجتناب کرده اید

یا برای آنها تلاش زیادی کرده اید؟ کمی فشار را از خود دور کنید اگر می‌خواهید در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید، به خودتان اجازه دهید که کمتر کامل باشید و تمرکز کنید به آنچه مهم است.
دیدگاه و حمایت را بخواهید. کار خود را به طور منظم به مدیر یا سرپرست خود نشان دهید تا بفهمد آیا خوب انجام می دهید و کیفیت فعلی کار کافی است یا خیر. با هدف تبدیل شدن به یک کارمند سازنده تر و آماده پذیرش انتقاد باشید.

2. عدم توانایی در تمرکز و حفظ تمرکز

بسیاری از ما حداقل یک بار این حالت را تجربه کرده‌ایم که یک پاراگراف متن را بارها و بارها می‌خوانیم و نمی‌توانیم به آنچه می‌گوید پی ببریم. یا نیاز به نوشتن مقاله یا تهیه گزارش دارید، اما ذهن شما سرگردان است و قادر به تمرکز نیست. در اینجا چند ایده وجود دارد که چگونه می توانید به مسیر خود بازگردید.

نکات مدیریت زمان:

دشمنت را بشناس عوامل حواس پرتی محل کار را که در توانایی تمرکز و بهره وری شما اختلال ایجاد می کنند، شناسایی کنید. یک آزمون ارزیابی کوتاه توسط Harvard Business Review انجام دهید، بیاموزید که کدام عوامل حواس‌پرتی بیشتر به تمرکز شما آسیب می‌رسانند و نکاتی در مورد نحوه حذف آن‌ها دریافت کنید.
بیشتر مراقب سلامتی خود باشید: محرومیت از خواب می تواند به راحتی تمرکز را مختل کند، به غیر از سایر عملکردهای شناختی، مانند حافظه و توجه. فعالیت بدنی منظم تمرکز و توجه را بهبود می بخشد و سلامت مغز افراد مسن را حفظ می کند. تمرین‌های مدیتیشن و تمرکز حواس می‌توانند مزایای متعددی از جمله بهبود تمرکز را ارائه دهند.

از زمان اوج عملکرد خود استفاده کنید: پربارترین بخش های روز را شناسایی کنید و از آنها برای برنامه ریزی سخت ترین وظایف استفاده کنید. از زمان اوج برای پردازش ایمیل ها یا برقراری تماس های تلفنی استفاده نکنید و عاقلانه از آن استفاده کنید.
استراحت کنید: استراحت ها نه تنها سرگرم کننده هستند، بلکه ذهن شما را تازه می کنند، منابع ذهنی را دوباره پر می کنند، انگیزه را باز می گردند و خستگی تصمیم را کاهش می دهند. گذراندن وقت در طبیعت خستگی را کاهش می دهد. حتی 10 دقیقه ورزش باعث بهبود توجه و عملکرد می شود.
اهداف روزانه را تعیین کنید: مغز ما اهداف کوتاه مدت را به دلایل فیزیولوژیکی دوست دارد. وقتی در کاری موفق می شویم، مغز ما دوپامین ترشح می کند و باعث می شود که تمرکز بیشتری داشته باشیم و الهام بگیریم تا دوباره این حس موفقیت را تجربه کنیم.
تک تک وظایف را تمرین کنید: چندوظیفه ای اثرات نامطلوب زیادی بر تمرکز و عملکرد شما دارد: پیشرفت شما را کند می کند، مستعد اشتباه کردن، استرس شما و موارد دیگر می شود. در عوض، هر بار روی یک کار تمرکز کنید. برای تمرکز بیشتر، یک تایمر را استفاده کنید این به شما تعهد ذهنی برای شروع کار روی وتمرکز روز کار را می دهد.
با پزشک خود صحبت کنید اگر متوجه کاهش ناگهانی توانایی خود در تمرکز شدید در انجام کارهای روزمره خود با مشکل مواجه هستید، اشتباهات بیشتری انجام می دهید، تصمیمات نادرست بیشتری می گیرید، آن را نادیده نگیرید. اینها ممکن است علائم افسردگی یا اضطراب باشند، و رویکردهای مدیریت زمان می‌توانند عملکرد شما را بدتر کنند زیرا فشار زیادی که بدن شما در حال حاضر نمی‌تواند آن را تحمل کند.
زمان اینترنت و رسانه های اجتماعی خود را محدود کنید: نیکلاس کار در مقاله‌اش به یک گرایش خطرناک اشاره می‌کند که احتمالاً اکثر ما متوجه آن شده‌ایم اما توجه زیادی به آن نکرده‌ایم، رسانه‌های اجتماعی و موتورهای جستجو دامنه توجه و توانایی ما را برای تمرکز محدود می‌کنند.

3. برنامه ریزی وظایف بی اثر

زمان‌بندی مؤثر بخش بزرگی از استراتژی مدیریت زمان کارآمد را تشکیل می‌دهد. اگر کارهای اشتباه را در اولویت قرار دهید و روی کارهایی سرمایه گذاری کنید که نتایج مرتبط با هدف کمی دارند یا هیچ نتیجه ای ندارند، نمی توانید زمان و تمرکز خود را مدیریت کنید. حتی اگر یاد گرفته باشید که چگونه اولویت ها را مرتب کنید، باز هم کافی نیست زیرا یک دایره بی پایان از وظایف سخت و چالش برانگیز می تواند باعث اضطراب، استرس، افسردگی و فرسودگی شغلی شود. بیایید ببینیم چگونه می توانید حجم کاری خود را به طور موثر توزیع کنید.

نکات مدیریت زمان:

روش آیوی لی را در نظر بگیرید: در پایان روز، شش کار مهم فردا را یادداشت کنید و آنها را اولویت بندی کنید. روز بعد، شروع به کار بر روی مهمترین آنها کنید.
از اثر فوریت صرف اجتناب کنید: طبق تحقیقات، ما تمایل داریم کارهای فوری با بازده عینی کمتر را به جای کارهای مهم با پیامدهای مهم و بلندمدت انتخاب کنیم. کارهایی که هم فوری و هم مهم هستند را اولویت بندی کنید. در مرحله بعد، کارهای مهم را به جای کارهای فوری انتخاب کنید که در بیشتر موارد بی اثر هستند.
لیست وظایف خود را محدود کنید: فهرست کارهای خود را مرور کنید و آن را به حیاتی ترین کارها محدود کنید (شبکه مدیریت زمان Covey را امتحان کنید). مشخص کنید که کدام کارها و فعالیت ها بهترین بازده را دارند و آنها را اولویت بندی کنید.
قورباغه را بخور مارک تواین یک بار گفت: “اول صبح یک قورباغه زنده بخورید و هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد.” مهمترین یا چالش برانگیزترین کار را انجام دهید. کاری که احتمالاً آن را به تعویق می اندازید و احتمالاً کاری که می تواند بیشترین تأثیر مثبت را بر زندگی یا پروژه شما داشته باشد.

4. عدم پیگیری زمان

اگر زمان خود را پیگیری نکنید، نمی‌توانید تاکتیک‌ها و رویکردهای مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید. ردیابی زمان کاری خسته کننده به نظر می رسد، اما زمانی که آن را در روال خود پیاده کنید، روندها و بینش های غیرمنتظره ای را آشکار می کند. زمانی که ساعت‌های تماس تلفنی، ایمیل‌ها و حواس‌پرتی را تجزیه و تحلیل می‌کنید، می‌توانید رویکرد استراتژیک‌تری برای زمان خود ایجاد کنید.

نکات مدیریت زمان:

ابزار ردیابی زمان را انتخاب کنید که به بهترین وجه برای شما مناسب است: برنامه جدول زمانی، ردیاب زمان دسکتاپ، برنامه تلفن همراه، برنامه افزودنی مرورگر یا حتی تایمر کرونومتر.
نرم افزار ردیابی زمان را در نظر بگیرید: یکی را انتخاب کنید که نیازهای شما را برآورده کند و شما را با یک رابط کاربری پیچیده و ویژگی های غیر ضروری غرق نکند.
حتی کوچک‌ترین کارهایی مانند تماس‌های تلفنی، جلسات، استراحت‌های قهوه، زمان حواس‌پرتی را یادداشت کنید یا یک نرم‌افزار مانیتورینگ دسک‌تاپ را در نظر بگیرید که به‌طور خودکار برنامه، وب‌سایت و زمان خاموشی شما را ضبط می‌کند.
عملکرد خود را به طور منظم مرور کنید: از برگه‌های اکسل، برگه‌های Google، برنامه‌های صفحه زمانی یا ردیاب‌های زمان با ویژگی‌های مدیریت پروژه برای ثبت زمان در برابر وظایف و استفاده از گزارش‌های زمان خود برای ایجاد گزارش استفاده کنید.

5. چشم اندازه آینده

اول از همه، اگر چشم انداز روشنی از مسیر حرکت خود ندارید، نیازی به تسلط بر مهارت های مدیریت زمان خود نیست. اگر وظایف و مسئولیت‌هایی که می‌خواهید با مهارت و ظرافت بیشتری مدیریت کنید، الهام‌بخش شما نیستند، ابتدا باید جهت‌گیری و معنای بیشتری را توسعه دهید. بدون چشم انداز، شانس کمی برای ایجاد نتایجی که می خواهید و احساس شادی و هیجان برای ادامه دادن ندارید.

نکات مدیریت زمان:

دید پرنده ای بگیرید به این فکر کنید که وظایف شما چگونه به اهداف شخصی یا شرکتی شما کمک می کند. تمرکز خود را بر روی نتیجه نهایی حفظ کنید، برای ادامه دادن به شما الهام و انرژی می‌دهد. در صورت لزوم بینایی خود را تنظیم کنید اما هرگز آن را از دست ندهید.

اتلاف وقت را شناسایی کنید بیشتر مشکلات مدیریتی ناشی از صرف زمان زیاد برای چیزهایی است که به شما نتیجه نمی دهد و شما را به جلو می برد. مطمئن شوید که وقت خود را روی کارها و پروژه های معنادار سرمایه گذاری کنید.
یک طرح اضطراری ایجاد کنید. همیشه این احتمال وجود دارد که همه چیز آنطور که انتظار می رود پیش نرود. در مورد بهترین و بدترین سناریو فکر کنید، “Plan B” و “Plan C” را آماده کنید تا خطرات و مشکلات را با آرامش مدیریت کنید.

6. هرگز به فردا فکر نکن

افرادی که نتایج خارق‌العاده‌ای در زندگی ایجاد می‌کنند، معمولاً رویاپرداز هستند. برای تحقق بخشیدن به دیدگاه های خود، آنها باید استراتژیک بیندیشند و اهداف کوتاه مدتی را تعیین کنند که آنها را گام به گام به اهداف خود برساند. هنگامی که به فردا فکر می کنید، برای آنچه در آینده در راه است آمادگی بیشتری خواهید داشت و هر روز انگیزه بیشتری برای سرمایه گذاری برای دستیابی به نتایجی که تصور می کنید، احساس می کنید.

نکات مدیریت زمان:

مهارت های آگاهی و سازگاری را توسعه دهید: به این فکر کنید که چگونه زمان و تلاش‌هایی که امروز سرمایه‌گذاری کرده‌اید به واقعیت فردای شما کمک می‌کند و شما را به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کند (به عنوان مثال، وظایف پروژه امروز چگونه بر وظایف هفته آینده تأثیر می‌گذارد؟). برنامه های خود را با شرایط در حال تغییر تطبیق دهید.
به طور منظم پیشرفت خود را بررسی کنید: پروژه های خود را به وظایف قابل مدیریت تقسیم کنید و پیشرفت آنها را پیگیری کنید. از نمودارها، گزارش ها، میله های پیشرفت استفاده کنید تا ببینید چگونه کار می کنید.
قانون 7 دقیقه را در نظر بگیرید: 7 دقیقه صبح را برای برنامه ریزی روز خود و 7 دقیقه قبل از خواب را به مرور روز خود و تهیه برنامه برای فردا اختصاص دهید.
از عملکرد گذشته خود درس بگیرید: وظایف خود را تخمین بزنید، ضرب الاجل تعیین کنید و زمان را برای آنها پیگیری کنید. وقتی کار را تمام کردید، عملکرد خود را مرور کنید، روندها را شناسایی کنید و اگر به رقابت بیشتری نیاز دارید دفعه بعد آن را تبدیل به یک بازی کنید تا به نتایج بهتری برسید.

7. عدم بررسی منظم مدیریت زمان

چه بر روی اهداف شخصی خود کار کنید و چه می خواهید کارایی خود را در محل کار بهبود بخشید، باید به طور منظم عملکرد خود را بررسی کنید. اگر از نرم‌افزار ردیابی زمان استفاده می‌کنید، می‌توانید از گزارش‌های زمان خود استفاده کنید و گزارش بسازید تا روند بهره‌وری را شناسایی کنید، رویکرد خود را تنظیم کنید و از زمان خود حتی عاقلانه‌تر استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که نه تنها عملکرد روزانه و هفتگی خود را مرور می کنید، بلکه به گزارش های ماهانه و نیم ساله خود نگاه می کنید تا چشم انداز تلاش های خود را مشاهده کنید.

نکات مدیریت زمان:

از اشتباه در هزینه غرق شده اجتناب کنید: زمان زیادی را برای کارهای بی اثر و با اولویت پایین سرمایه گذاری کنید. وقتی متوجه شدید که فعالیت فعلی شما بیش از توان مالی شما زمان می برد، عقب نشینی کنید و ارزیابی کنید که نتیجه آن چقدر ارزشمند است و چگونه بر پیشرفت شما تأثیر می گذارد.
چشم انداز زمانی آینده را در نظر بگیرید: به این فکر کنید که فعالیت فعلی شما چگونه به مراحل بعدی، وظایف هفته آینده و پروژه شما کمک می کند یا به آن آسیب می رساند.
برنامه خود را به طور منظم مرور کنید: روز خود را با صرف 5 دقیقه به برنامه روزانه خود شروع کنید. چند دقیقه در وسط روز به بررسی پیشرفت خود و کارهایی که باید انجام دهید اختصاص دهید. روز خود را با بررسی عملکرد 5 دقیقه ای به پایان برسانید.
یک برنامه توسعه شخصی بسازید و اهداف، برنامه ها، مهارت های خود را مستند کنید. پیشرفت خود را به طور منظم بررسی کنید تا مطمئن شوید که در مسیر خود قرار دارید.

8. عدم توانایی در مقابله با استرس

مدیریت استرس و مدیریت زمان اغلب دست به دست هم می دهند. اگر تا آخرین لحظه منتظر بمانید تا کار خود را به پایان برسانید، در برنامه ریزی قبلی و اولویت بندی شکست بخورید، به احتمال زیاد احساس استرس خواهید کرد. همه استرس ها بد نیستند، اما قرار گرفتن مداوم در معرض استرس می تواند سلامت و عملکرد شما را به خطر بیندازد. بیایید ببینیم برای مدیریت موثر استرس چه کاری می توانید انجام دهید.

نکات مدیریت زمان:

عوامل استرس زا را شناسایی کنید: برای ثبت عوامل استرس زا، افکار، احساسات و واکنش های خود به مدت چند هفته تمرین کنید. یادداشت های خود را مرور کنید تا الگوها را بیابید و به دنبال راه هایی برای مقابله موثرتر با استرس باشید.
پاسخ های سالم را توسعه دهید: غذای ناسالم و الکل ممکن است راه خوبی برای تسکین استرس به نظر برسد، اما در عوض، انتخاب های سالم تری را امتحان کنید: ورزش، یوگا، مدیتیشن، سرگرمی ها، فعالیت های مورد علاقه، خواب با کیفیت.
مرزها را تعیین کنید: چه از خانه کار کنید و چه در محل کار، به ساعات کاری خود پایبند باشید و کار را در محل کار ترک کنید. از فکر کردن به کار و پاسخ دادن به ایمیل‌ها، بی‌صدا کردن چت‌های شرکتی و سایر اعلان‌های مربوط به کار در تلفن هوشمند خود در پایان روز کاری خودداری کنید.

9. عدم تمرین مدیریت توجه

بیایید با آن روبرو شویم: همه ما 24 ساعت در روز فرصت داریم و چیزی به نام “مدیریت زمان” وجود ندارد. خبر خوب این است که ما می توانیم توجه و تمرکز خود را مدیریت کنیم. در نهایت، مدیریت توجه توانایی تشخیص وضعیت مغز شما و انتقال آگاهانه خود به حالتی است که در لحظه به بهترین نحو به شما خدمت می کند. ما در اینجا به جزئیات نمی پردازیم، اما ایده هایی در مورد نحوه تنظیم کار به شما ارائه می دهیم.

نکات مدیریت هوشمندانه زمان:

محیط خود را کنترل کنید: با دیگران ارتباط برقرار کنید که سعی می کنید متمرکز بمانید: وضعیت چت خود را به «مزاحم نشوید» تغییر دهید، هدفون بگذارید، در را ببندید، هر چیزی که در موقعیت شما مناسب است.
عادات دزدی توجه خود را مرور کنید: برخی از ما هنگام کار از خانه صدای پس‌زمینه تلویزیون را ترجیح می‌دهیم، بسیاری از ما نمی‌توانیم در مقابل وسوسه بررسی یک اعلان و پاسخ دادن به پیام فوراً مقاومت کنیم. عادات بد خود را کشف و مرور کنید و یک رویکرد مدیریت زمان سالم تری ایجاد کنید تا دامنه توجه و تمرکز خود را دوباره به دست آورید.
ورزش کنید و مدیتیشن کنید: طبق مطالعه ای که توسط دانشکده پزشکی هاروارد انجام شده است، تمرینات منظم باعث بهبود حافظه، تمرکز و وضوح ذهنی می شود. فقط چند هفته مدیتیشن باعث کاهش سرگردانی ذهن، تقویت تمرکز و حافظه می شود.

10. انجام هر کاری به تنهایی

فرقی نمی کند کارمند، صاحب کسب و کار یا خوداشتغال باشید، نمی توانید همه کارها را به تنهایی انجام دهید. همه ما به عنوان انسان 24 ساعت در روز و ظرفیت انرژی محدودی داریم. بنابراین اگر بیش از حد به خود فشار بیاوریم، به احتمال زیاد دچار استرس، اثربخشی کمتر و نتایج با کیفیت پایین می شویم.

نکات مدیریت هوشمندانه زمان:

برون سپاری اگر صاحب کسب و کار یا خوداشتغال هستید، بخشی از تلاش خود را برون سپاری کنید. برای مثال، اگر روال حسابداری وقت زیادی از شما می گیرد، از خدمات آژانس های حسابداری استفاده کنید. هزینه های فرصت را بسنجید و ممکن است متوجه شوید که زمان و انرژی شما برای موفقیت شما مهمتر از پول شما است.
روال خود را خودکار کنید فرض کنید شما یک مدیر پروژه هستید و باید مراقب پیشرفت پروژه، عملکرد تیم، صورتحساب و مسائل حسابداری خود باشید. نرم افزار ردیابی زمان وجود دارد که می تواند بیشتر این کار را برای شما انجام دهد، بنابراین، مجدداً هزینه های فرصت را در نظر بگیرید و به احتمال زیاد، برای خرید آن انتخاب خواهید کرد. روتین های خودکار هفته ها از وقت شما را در دراز مدت صرفه جویی می کند.
نماینده. فرض کنید شما یک مدیر در یک تیم بازاریابی هستید و چیزهای زیادی در ظرف خود دارید: جلسات، مصاحبه های شغلی، گزارش ها، وظایف معمول مدیریت. در نظر بگیرید که یک کار گزارش سازی را به یکی از قابل اعتمادترین و دقیق ترین اعضای تیم خود محول کنید. به این ترتیب، آنها برخی از مهارت های جدید را یاد می گیرند و می توانند در آینده از شما پشتیبانی کنند، در حالی که شما زمان بیشتری برای کارهایی که نیاز به مشارکت مستقیم شما دارند، خواهید داشت.

11. بد بودن در تخمین زمان

بسیاری از ما تمایل داریم که مدت زمان انجام پروژه ها و وظایف را دست کم بگیریم. این پدیده مغالطه برنامه‌ریزی نامیده می‌شود و به ایجاد برنامه‌ها و برآوردهای غیرواقعی بهترین سناریو اشاره دارد. علل اصلی این اثر شامل موارد زیر است:

1. خزش امتیاز : دست کم گرفتن پیچیدگی یک پروژه.
2. تمرکزگرایی در برنامه ریزی : عدم در نظر گرفتن تجربه انجام کارهای مشابه در گذشته.
3. خوش بینی طبیعی : فکر کردن به اینکه وظایف به آرامی و بدون تنگناها و تغییرات پیش خواهند رفت.
4. استدلال با انگیزه: تخمین های خوش بینانه انجام می دهند زیرا مدیران می خواهند کار را در سریع ترین زمان ممکن انجام دهند.
5. عدم خودآگاهی دقیق در مورد شایستگی شما

نکات مدیریتی زمان:

نسبت فاج خود را محاسبه کنید: فهرستی از وظایف بسازید، زمان را در برابر آنها تخمین بزنید و پیگیری کنید. سپس کل زمان صرف شده خود را جمع کنید، آن را بر کل زمان تخمینی تقسیم کنید و نتیجه را در 100٪ ضرب کنید  این نسبت فاج شما است.
عملکرد قبلی خود را مرور کنید: اگر زمان را در صفحات زمانی کاغذی، Excel یا Google Spreadsheets ردیابی کنید، برای محاسبه عملکرد خود مشکل خواهید داشت. نرم افزار ردیابی زمان را در نظر بگیرید که در آن می توانید مطمئن شوید که داده های شما به طور ایمن ذخیره می شوند و می توانید گزارش عملکرد را با چند کلیک ایجاد کنید.
بدترین سناریو را فرض کنید: وقفه ها و موانع احتمالی را در تخمین های خود بگنجانید زیرا پروژه ها به ندرت بدون مشکل پیش می روند.
یک نفر دیگر برای شما تخمین بزند: کانمن و تورسکی، که برای اولین بار مفهوم اشتباه برنامه ریزی را ذکر کردند، به موارد زیر نیز پی بردند: در حالی که ما در برآورد وظایف خود بد هستیم، برآوردهای دقیق تری برای دیگران انجام می دهیم.
بازخورد بخواهید: هنگام برنامه ریزی فعالیت های بعدی خود، از یک طرف بی طرف بخواهید که در مورد تخمین های شما بازخورد بدهد.

12. مشغول بودن به جای موثر بودن

مشغول بودن و مولد بودن یکسان نیست. شما می توانید تمام روز مشغول پاک کردن صندوق ورودی خود، مرتب کردن وظایف در لیست کارهای خود باشید و هنوز هیچ چیز معنی داری انجام ندهید. زمان پرمشغله شما را به اهدافتان نزدیک نمی کند و باعث می شود احساس اضطراب و بی قراری کنید. در مقابل، زمان مولد مانند پیشرفت مداوم به سمت اهداف شما است. مهمترین دلایلی که افراد در مشغول بودن گیر می کنند عبارتند از اولویت بندی بد و تفکر بیش از حد به جای انجام کارها.

نکات مدیریتی در زمان:

اصل پارتو را اعمال کنید: روی 20 درصد وظایف با بالاترین ارزش تمرکز کنید که 80 درصد نتایج را به همراه دارد. به عنوان مثال، به جای برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل چگونگی شروع پروژه جدید، اقدام کنید و کار را 80 درصد انجام دهید و از بقیه زمان خود برای برنامه ریزی مراحل بعدی خود استفاده کنید.
تکنیک 4Ds را در نظر بگیرید: وقتی وقفه یا حواس پرتی جدیدی ظاهر شد، یکی از موارد زیر را انتخاب کنید: حذف، واگذاری، به تعویق انداختن، اکنون انجام دهید.

 رویکرد ABCDE را اجرا کنید: که در آن A: مهمترین وظایف، B: وظایف کمتر مهم، C: وظایف بدون عواقب، D: واگذاری، E: حذف.
نتایج چابک را تنظیم کنید روی سه نتیجه کلیدی که می خواهید در یک بازه زمانی مشخص به دست آورید تمرکز کنید: روز، هفته، ماه یا سال.
استراتژی 1-3-5 را امتحان کنید: هر روز به 1 کار بزرگ، 3 کار متوسط و 5 کار کوچک متعهد شوید.

13. عدم تسلط بر مهارت ها و ابزارهای خود

موفقیت تلاش‌های مدیریت زمان شما ارتباط تنگاتنگی با نحوه اعمال و توسعه مهارت‌های سخت و نرم خود دارد. اینها به ابزارهای حرفه ای، ارتباطات، حل مسئله، تفکر خلاق، خودآگاهی، تصمیم گیری و موارد دیگر مرتبط هستند. بدون تسلط بر مهارت های دیگر، هیچ مقدار کتاب مدیریت زمان و توصیه نمی تواند شما را سریع تر رشد کند و در زندگی و شغلی به دست آورید.

نکات مدیریتی در زمان:

مهارت های حرفه ای خود را تقویت کنید: مهارت های خود را به طور منظم مرور کنید، به این فکر کنید که چگونه می توانید آنها را بهبود ببخشید، از چه مهارت های دیگری می توانید بهره مند شوید.
ابزار خود را بشناسید بسیاری از ما از ایمیل ها، تابلوهای وظیفه، نرم افزارهای خاص صنعت، ردیاب زمان و موارد دیگر استفاده می کنیم. اما ما اغلب فراموش می‌کنیم که هر ابزاری میانبرها و ویژگی‌های کوچکی را ارائه می‌دهد که می‌تواند به طور قابل توجهی روال‌های ما را بهبود بخشد. به عنوان مثال، اگر زیاد از گوگل استفاده می کنید، ترفندهای جستجوی گوگل می توانند ساعت ها در وقت شما در ماه صرفه جویی کنند. حتما ابزارهای تجارت خود را کشف کنید.
مهارت های نرم خود را بهبود بخشید: در مورد نحوه برخورد با بازخوردها، برقراری ارتباط، یادگیری چیزهای جدید، انطباق با تغییرات، کار بر روی درگیری ها و غیره آگاه تر باشید. با مهارت‌های نرم، می‌توانید سریع‌تر یاد بگیرید و رشد کنید، به این معنی که زمان خود را با مهارت و آرامش بیشتری مدیریت کنید.

14. عدم مدیریت عوامل حواس پرتی

منظور ما از حواس‌پرتی، ایمیل‌ها، اعلان‌ها، رسانه‌های اجتماعی، شلوغی کاغذ، و هزاران مقاله در اینترنت در مورد نحوه مدیریت این موارد است. اما در واقع، علاوه بر این، ما از کارهای مهم دیگر با کارهایی که اولویت کمتری دارند، پرت می شویم. برای همه ما اتفاق افتاد: تماس‌های فوری مشتریان و همکاران که از ما درخواست توجه فوری داشتند. این بدان معنا نیست که ما باید به طور کامل جلوی این حواس‌پرتی‌ها را بگیریم زیرا موانعی ایجاد می‌کند و بر بهره‌وری تیم تأثیر می‌گذارد. با این حال، ما باید یاد بگیریم که چنین چیزهایی را عاقلانه مدیریت کنیم.

نکات مدیریت مورد نیاز زمان:

مرزهای خود را مشخص کنید: زمانی را برای تماس‌های تلفنی و ایمیل‌ها اختصاص دهید، از وضعیت‌های چت برای برقراری ارتباط در زمانی که در دسترس هستید استفاده کنید، و مهم‌تر از همه، برای کارهای مهمی که نیاز به تمرکز و توجه عمیق شما دارند، زمان‌بندی کنید.
با تیم خود جلسات ایستاده برگزار کنید: جلسات 10 تا 20 دقیقه ای برای بحث در مورد پیشرفت، حذف موانع و ایده های طوفان فکری برگزار کنید.
نه گفتن را یاد بگیر از شرکت در گفتگوهای گروهی و شایعات پرهیز کنید و کارهای کم اولویت را به تعویق بیندازید. وقتی نه می گویید، دلایل خود را به صورت حرفه ای توضیح دهید و یک جایگزین ارائه دهید.
زمان کار و زمان بازی را برنامه ریزی کنید: در تقویم خود، تعهدات ثابت (مانند وعده های غذایی، رفت و آمد، خواب)، فعالیت های مراقبت از خود (مانند ورزش، مدیتیشن)، زمان بدون احساس گناه (مثلاً معاشرت، سرگرمی ها) را برنامه ریزی کنید و سپس زمان کاری را برنامه ریزی کنید.

15. انجام کارهای معمول به جای عادات

اعمالی که ما هر روز انجام می‌دهیم می‌توانند روتین یا عادت باشند. آنها هر دو به معنای اعمال منظم و مکرر هستند و ما اغلب این کلمات را به جای هم استفاده می کنیم، اما از نظر عملکرد شخصی، معنی آنها متفاوت است.

عادات روال هایی هستند که شما با اندک یا بدون فکر آگاهانه انجام می دهید، همچنین به معنای سرمایه گذاری اندک انرژی است. در مقابل، روال ها اقدامات خودکاری نیستند که به تلاش های آگاهانه نیاز داشته باشند. وقتی در راه رفتن به محل کار یک فنجان قهوه می‌خرید، شرایط خاصی باعث این عمل می‌شود. اما وقتی بعد از کار به باشگاه می‌روید، نیاز به تمرین آگاهانه شما دارد. در غیر این صورت، آنها از بین می روند. خبر خوب این است که می توانید عمداً روتین ها را به عادت تبدیل کنید.

نکات مدیریتی مورد نیاز زمان:

حلقه عادت را بسازید: شما باید یک ماشه را انتخاب کنید، روال را اجرا کنید و بعد از آن کاری لذت بخش انجام دهید. فرض کنید ساعت 10 صبح یک جلسه ایستاده دارید (ماشه)، سپس اعلان‌ها را غیرفعال می‌کنید، هدفون خود را قرار می‌دهید و به سخت‌ترین کار (روال) حمله می‌کنید و بعد از آن ساعت حدود 2 بعد از ظهر برای ناهار می‌روید. یا هر زمان که کارتان تمام شد. در مورد عادت های ساختن در عادات اتمی نوشته جیمز کلیر بیشتر بخوانید.

16. اجتناب از اتوماسیون

صرف نظر از مشاغل ما، بسیاری از جنبه های شغل ما تکراری هستند و برای اتوماسیون باز هستند. بر اساس گزارش In(Sight) 2020 WorkMarket، 54 درصد از کارمندان معتقدند که می توانند 240 ساعت در سال از طریق اتوماسیون صرفه جویی کنند، در حالی که 78 درصد از رهبران کسب و کار اتلاف وقت خود را 360 ساعت در سال تخمین زده اند. اکنون تصور کنید که می توانید زمان خود را برای پیشرفت شغلی یا کسب و کار سرمایه گذاری کنید.

نکات مدیریتی مورد نیاز زمان:

کارهای روتین را بهبود بخشید: فعالیت‌های روتین خود را به طور منظم مرور کنید و ایده‌های طوفان فکری خود را در مورد اینکه چگونه می‌توانید به طور مؤثرتری با آنها مقابله کنید، مطرح کنید. فرض کنید روزانه یک ساعت برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها وقت می‌گذارید، سپس ممکن است ایده‌های زیر را داشته باشید: ایجاد الگوهای ایمیل، مرور تنظیمات مرتب‌سازی، خالی کردن صندوق ورودی هر روز، استفاده از ابزارهای شخص ثالث برای لغو اشتراک از خبرنامه‌های غیرضروری به صورت انبوه و غیره.
روال های مدیریتی خودکار ابزارهای مدیریت زمان و پروژه مدرن همچنین ویژگی های صورتحساب، حسابداری و حتی مدیریت غیبت را ارائه می دهند. این بدان معنی است که شما می توانید داده ها و فرآیندهای تجاری ضروری را در یک ابزار واحد مدیریت کنید.
از ابزارهای اتوماسیون استفاده کنید: روال ها را در برنامه های وب خود با ابزارهایی مانند Zapier و IFTTT خودکار کنید.

17. عدم شکست پروژه های بزرگ

پروژه های بزرگ بسیار طاقت فرسا به نظر می رسند و اغلب منجر به استرس و اهمال کاری می شوند. وقتی آنها را به قسمت های قابل هضم تقسیم می کنید، وظایف فردی قابل دسترس تر و قابل انجام تر به نظر می رسند. پس از اتمام یک کار کوچک، احساس موفقیت و انگیزه بیشتری برای ادامه دادن خواهید داشت. پیشرفت پروژه شما قابل مشاهده تر می شود، احساس بهره وری و کارآمدی بیشتری خواهید داشت.

نکات مدیریتی کاربردی زمان:

ویران کن: هر زمان که کار جدیدی را شروع می‌کنید، آن را به مراحلی تقسیم کنید که می‌توانید در 20 تا 30 دقیقه آن‌ها را کامل کنید، حتی اگر بی‌اهمیت به نظر برسند، این رویکرد به ویژه برای کسانی مفید است که ترجیح می دهند در فواصل زمانی کوچک مانند پومودوروس کار کنند.
یک توالی منطقی ایجاد کنید: ساده‌ترین کارها ممکن است جذاب‌تر به نظر برسند، اما بهتر است آن‌ها را یکی یکی به ترتیب انجام دهید تا به هدف پروژه‌تان نزدیک‌تر شوید.
به طور منظم پیشرفت خود را بررسی کنید: وقتی روی یک کار بزرگ کار می کنید، ممکن است همیشه پیشرفت را احساس نکنید. رویکرد مانیفست چک لیست را امتحان کنید، وظایف خود را به یک چک لیست ساده و گام به گام تقسیم کنید. یا از تابلوهای وظیفه مانند Kanban برای تجسم پیشرفت خود استفاده کنید.

18. قدرت مغز خود را حفظ نکنید

بدون توهین، اما میانگین ظرفیت حافظه کاری ما به سه تا پنج مورد محدود شده است. هر چیزی که بیش از این محدودیت ها باشد، احتمال زیادی دارد که از مغز ما بیفتد. به همین دلیل است که مهم است که مغزمان را شلوغ نگه داریم تا فضا، انرژی و تمرکز بیشتری برای انجام وظایف در دست داشته باشیم.

نکات مدیریتی کاربردی زمان:

از حافظه خارجی برای هر چیزی که در حال حاضر روی آن متمرکز نیستید استفاده کنید: از سازمان‌دهنده‌ها، یادداشت‌ها، برنامه‌های وظایف و نرم‌افزار استفاده کنید تا ذهن خود را تخلیه کنید و در صورت نیاز به این وظایف بازگردید.
از نرم افزارهای همکاری استفاده کنید: فرض کنید از پروژه بعدی خود مطلع هستید اما مطمئن نیستید از کجا شروع کنید. تردیدها و ایده هایی در سرتان جاری است که به شما اجازه نمی دهد روی کار در حال انجام تمرکز کنید. یک محیط همکاری را برای حذف ایده ها از ذهن خود پیاده کنید، از تیم خود بخواهید ایده های بیشتری را بدهند یا بازخورد ارائه دهد، به این ترتیب، کارهای آینده خود را در حالت از پیش تعیین شده به حرکت در می‌آورید و می‌توانید بعداً به آنها بازگردید.
انتخاب های روزمره را ساده کنید: اعتقاد بر این است که آلبرت انیشتین هفت کت و شلوار یکسان برای هر روز هفته داشت تا قدرت مغز خود را در کارهای روزمره هدر ندهد. به احتمال زیاد استیو جابز به همین دلیل ترجیح داد یقه یقه اسکی مشکی بپوشد. تعداد انتخاب های روزمره را کاهش دهید تا انرژی خود را برای تصمیم گیری های بی اهمیت هدر ندهید.

19. بی انگیزه بودن

بر اساس تئوری هدف گذاری، انگیزه از قصد کار برای رسیدن به هدف ناشی می شود. و این قصد زمانی ظاهر می شود که هدف سه معیار زیر را برآورده کند:

اهداف خاص قابل اندازه گیری و بدون ابهام هستند. آنها ما را قادر می سازند تا بر فعالیت های مربوطه تمرکز کنیم تا اینکه نسبتاً بی هدف پرپیچ و خم کنیم. برعکس، اهداف مبهم امکان تفاسیر متعدد از دستیابی به هدف را فراهم می کند (به عنوان مثال، راه اندازی یک پروژه جدید).
اهداف دشوار و خاص نیاز به تلاش و پشتکار دارند – دو جزء کلیدی انگیزه. اهداف عالی منجر به تلاش و عملکرد بالاتر می شود.
اهداف چالش برانگیز باید دشوار و در عین حال قابل دستیابی باشند. کارهای چالش برانگیز نیازمند تعهد و تمرکز هستند، در حالی که کارهای آسان یا خسته کننده انگیزه را از بین می برند.
بیایید ببینیم چه چیز دیگری می تواند انگیزه شما را تقویت کند.

نکات مدیریتی کاربردی زمان:

برنامه های آینده را مرور کنید: به این فکر کنید که کار فعلی شما چگونه می تواند در آینده به شما کمک کند. حتی اگر در مورد پروژه فعلی خود هیجان زده نیستید، یک چشم انداز بلند مدت ممکن است انگیزه کافی برای ادامه دادن و مدیریت بهتر زمان به شما بدهد.
مغز خود را فریب دهید: هر زمان که کاری را انجام می دهیم، مغز ما دوپامین ترشح می کند که با احساس لذت، یادگیری و انگیزه مرتبط است. وظایف خود را به اهداف کوچک تقسیم کنید تا در طول پروژه های بلند مدت انگیزه خود را حفظ کنید.

20. عدم استفاده از فناوری

فناوری و عصر اینترنت موانع و حواس‌پرتی‌های زیادی را ایجاد می‌کند و همچنین فرصت‌هایی را برای مدیریت بهتر زمان و کیفیت بالاتر زندگی ایجاد می‌کند. از یک طرف، سبک زندگی دیجیتالی شده به طور فزاینده ای باعث کوتاه شدن دامنه توجه و توانایی های تمرکز ما می شود که می تواند با ماهی قرمز مقایسه شود. از سوی دیگر، ردیاب‌های زمان و ابزارهای مدیریت پروژه، در صورت استفاده هوشمندانه، می‌توانند در ساعات هفتگی شما صرفه‌جویی کنند.

نکات مدیریت مورد نیاز زمان:

از تکنولوژی برای برنامه ریزی روز خود استفاده کنید: تقویم های آنلاین و برنامه های زمان بندی را برای اهداف مدیریت زمان شخصی در نظر بگیرید. روز خود را به مجموعه ای از بلوک های فعالیت تقسیم کنید، چند بافر زمانی در نظر بگیرید و برنامه خود را مرحله به مرحله مرور کنید.
با ردیاب زمان آزمایش کنید: هزاران ابزار ردیابی زمان برای اهداف شخصی و تجاری در بازار وجود دارد. ممکن است کمی طول بکشد تا زمانی که مورد مناسب خود را پیدا کنید. دو چیز را باید در نظر داشته باشید:

1) هنگام استفاده از این ابزارها، مزایا باید بیشتر از هزینه باشد.

2) سود باید بیشتر از زمان صرف شده برای استفاده از برنامه باشد.
ابزارهای مدیریت پروژه را در نظر بگیرید: به عنوان یک مدیر پروژه، باید پیشرفت پروژه و عملکرد کارکنان را پیگیری کنید، گزارش تهیه کنید و به دنبال راه هایی برای افزایش عملکرد تیم خود باشید: ابزارهای مدرن مدیریت پروژه ویژگی های ردیابی زمان و روال های مدیریتی را در یک محیط واحد به صورت خودکار ارائه می دهند.

برای ارتقای سطح مدیریت زمان خود آماده اید؟

به عنوان انسان، ما نمی توانیم 100٪ مواقع سازنده باشیم. با این حال، همیشه اشتباهات مدیریت زمان برای تصحیح و چندین رویکرد بهره وری برای امتحان وجود دارد. نکته کلیدی این مقاله به شرح زیر است: شما نمی توانید آنچه را که اندازه گیری نمی کنید مدیریت کنید و نمی توانید آنچه را که مدیریت نمی کنید بهبود بخشید. با ردیابی زمان شروع کنید و رویکردهای مختلف مدیریت زمان را برای تقویت عملکرد خود امتحان کنید. استفاده از تقویم های سال نیز شما را در یک برنامه ریزی هدفمند کمک میکند. مهرسام چاپ به عنوان برترین تولید کننده سررسید و تقویم رومیزی و سررسید اروپایی می‌تواند شما را در مدیریت زمان موثر برای مجموعه ها و کسب و کار های مختلف همراهی کند.